Der Global Payroll Complexity Index 2017 offenbart die größten Risiken und Herausforderungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung der einzelnen Länder

Payroll Complexity Index 2017
16 Okt 2017
  • Wichtigste Schlussfolgerung: bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung geht es nicht mehr ausschließlich darum, Angestellte zu bezahlen, sondern vielmehr darum, Daten zu managen. Das umfasst die Verwaltung, Kontrolle und Sicherheit von Daten in einer zunehmend komplexeren Steuer- und Gesetzeslandschaft.
  • Westeuropa ist die Region mit der komplexesten Lohn- und Gehaltsabrechnung, mit Frankreich, Italien, Deutschland, den Niederlanden und Spanien an der Spitze.
  • Stets im Wandel befindliche Steuer- und Arbeitsgesetzgebungen sowie unterschiedliche Vorschriften in den jeweiligen Regionen gelten als die größten Faktoren für die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
  • 66% sind der Ansicht, dass gesetzliche Änderungen in HR und der Personalabrechnung die größten und komplexesten Herausforderungen sind.

 

16.10.2017 / Deutschland: NGA Human Resources, weltweit führender Anbieter für HR & Payroll-Services, hat den Global Payroll Complexity Index 2017 (GPCI) veröffentlicht – ein Bericht, der die kritischsten Faktoren der Prozesse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Jahr 2017 identifiziert und nach Land und Region unterteilt.

Dies ist der dritte GPCI Bericht von NGA Human Resources und seit 2014 die erste Neu-Veröffentlichung. Der GPCI hebt die positiven und negativen Einflüsse hervor, die die Faktoren, wie die Einführung von Cloud-Technologien, Managed Payroll Services und der Ausbau von Compliance-Vorschriften in HR, auf die Verwaltung von Lohnabrechnungs- und Personaldaten haben.

Der Bericht beinhaltet Aussagen und Kommentare von knapp 3000 Experten, die für die Löhne und Gehälter von Angestellten in 48 Ländern zuständig sind. Er wurde in Zusammenarbeit mit Lohnabrechnungsinstitutionen in Europa, Nord- und Südamerika, Südafrika und Australien zusammengestellt.

Bedeutende Beobachtungen des Global Payroll Complexity Index 2017 sind:

Personaldaten verwalten: Übereinstimmend mit der Untersuchung von 2014 braucht Westeuropa weiterhin die höchste Anzahl an Personaldatenelementen, um das Nettogehalt korrekt zu berechnen. In Deutschland, Frankreich, Italien und Spanien ist dies am komplexesten, im Durchschnitte werden hier 17 Elemente benötigt. Das unterstreicht die Notwendigkeit von sehr präzisen HR-Datenquellen.

Lohnabrechnungsdaten verwalten: Durchschnittlich 14 Personaldatenfelder beeinflussen das Nettogehalt – wenig Veränderung zu 2014. Italien, Frankreich und Polen führen das Ranking in Hinblick auf Komplexität an, in starkem Kontrast zu Kanada und der Schweiz, die am Ende des Rankings stehen. Staatliche Zuwendungen sowie Anwesenheit am Arbeitsplatz haben Steuern und Sozialabgaben als die wichtigsten Faktoren für die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung abgelöst.

Gehaltsabrechnungsprozess: Die meisten Arbeitgeber führen Zahlungsläufe der Lohn- und Gehaltsabrechnung ein- bis zweimal pro Monat durch. Im weltweiten Vergleich werden diese in Nordamerika und Ozeanien am häufigsten durchgeführt und in Südamerika und Asien am seltensten. In Europa führen Frankreich und Italien die höchste Anzahl an Zahlungsläufen pro Monat durch.

Berichterstattung und Angaben an Behörden: Durchschnittlich 16 Datenelemente müssen gemeldet werden, ein Rückgang im Vergleich zu 20 Elementen in 2014. In Südamerika und Europa ist die Anzahl mit 35 bemerkenswert höher. Italien, die Niederlande und Frankreich sind hier auf den vordersten Plätzen.

Geographischer Einfluss: Jedes Land und jede Unternehmensform hat eigene kulturelle und gesetzliche Faktoren und Tarifvereinbarungen, die Einfluss auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung haben. In 60% der Länder wirken sich individuelle Arbeitsverträge auf die Gehaltsabrechnung aus. Außerdem werden mehrstufige Regeln, Gesetze und Vereinbarungen kontinuierlich angepasst, um ökonomischen Faktoren und sich wandelnden Arbeitsverfahren zu entsprechen.

Sprachkomplexität: In 60% der untersuchten Länder wird mehr als eine Sprache gesprochen, was mehrsprachige Lohn- und Gehaltsabrechnungen erforderlich macht. Organisationen in Südamerika sind hiervon am meisten betroffen. Jene in Australien und Neuseeland am wenigsten.

Fokus auf Länder / Regionen

Europa

  • Europa ist die weltweit komplexeste Region der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
  • 7 der 10 Länder mit der höchsten Komplexität befinden sich in Europa.
  • Frankreich, Italien und Belgien sind am komplexesten, Luxemburg ist am wenigsten komplex.
  • Die Anzahl von Datenfeldern, Abrechnungen sowie technischen und rechtlichen Updates, die zur Erfüllung von Compliance-Vorschriften notwendig sind, ist in Europa am höchsten. 37% sagen Updates „rauben ihnen den Schlaf“.
  • Die Komplexität in Europa ist seit 2014 gestiegen, während andere Regionen eine Vereinfachung erlebt haben.

 

Vereinigtes Königreich (UK)

  • 65% geben an, dass die Verwaltung (von gesetzlichen Änderungen in HR und der Lohn- und Gehaltsabrechnung) die größte Herausforderung ist.
  • Geschlechterspezifische Bezahlung und Arbeitszeitvorschriften sowie IR35 sind zur Berichterstattung an Behörden hinzugekommen und haben die Anzahl von Parametern der Lohn- und Gehaltsabrechnung seit 2014 erhöht.
  • Prämien, Lohnzusatzleistungen und Gehaltsverzicht spielen bei Festangestellten eine große Rolle. Sie tragen zur Komplexität, aber auch zu Einsparungen bei den Betriebskosten bei.
  • Der Vermehrte Einsatz von Zeiterfassungs-Apps vereinfacht die Verarbeitung von Stundensätzen.
  • Ausbildungsabgabe, Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Brexit sind unsichere Herausforderungen in den nächsten 12 Monaten.
  • 24% der britischen Mitarbeiter in der Lohn- und Gehaltsabrechnung können die Auswirkung der DSGVO auf die Lohnbuchhaltung nicht klar voraussagen.

 

Nordamerika

  • Die Komplexität in den USA ist mit 5,78 Punkten ein Punkt niedriger als 2014. Wahrscheinlich eine Folge von ausgelagerten Lohnabrechnungsprozessen und nicht die einer Verringerung der Komplexität.
  • Trotzdem weiterhin unter den ersten 40% der komplexesten Länder. Nur Brasilien ist in Nord- und Südamerika mit Platz 11 an höherer Stelle platziert.
  • Die Komplexität ist weiterhin ‘hoch‘ und ‘sehr hoch‘ für US-amerikanische und kanadische Lohnabrechnungsteams in Bezug auf ‘Lohnabrechnungsdaten verwalten‘ und den ‘Lohnabrechnungsverlauf‘.
  • 67% sehen technische Updates und Updates in HR und der Lohn- und Gehaltsabrechnung als die größte Herausforderung der Komplexität an.
  • 28% der Unternehmen in Nordamerika beabsichtigen Angestellte in neue Regionen umzusiedeln (28% nach UK, 24% in den asiatisch-pazifischen Raum, 20% nach Südamerika).
  • Null Toleranz für Verstoße gegen Compliance-Vorschriften entwickelt sich rasch zu einer zweiten Unternehmenssteuer.

 

Kanada

  • Kanada ist an 31. Position im Komplexitäts-Ranking und verbleibt in den unteren 40%.
  • 65% geben technische Updates und Updates in HR als größte Herausforderung an.
  • 25% betonen die Herausforderung der Berichterstattung an Behörden sowie die Datenanalyse.
  • 63% verwalten Lohn- und Gehaltsabrechnungen in 2 oder mehr Rechtssystemen, 16% in 8 bis 13.

 

Afrika

  • Geringe Komplexität, doch ein Drittel sagt, sie nimmt zu.
  • 71% betonen die Herausforderung von technischen Updates und Updates in HR, trotz geringer Anzahl von Lohnabrechnungsabläufen und Neuerungen. Wahrscheinlich eine Folge von sich entwickelnder Gesetzgebung und Berichterstattung an Behörden.
  • 86% zahlen Löhne an Angestellte in 4 oder mehr Ländern Afrikas und 43% an Angestellte in 8 oder mehr Ländern. Das bedeutet die höchste Anzahl der zu berücksichtigenden Sprachen.
  • Rückwirkende Lohnauszahlungen sind einfach und werden hier am seltensten von allen Regionen durchgeführt.
  • Für 57% ist die Berichterstattung und Analyse von Lohnabrechnungen weit oben auf der Agenda für Veränderungen.
  • 38% beabsichtigen Mitarbeiter außerhalb des afrikanischen Kontinents einzusetzen.

 

Asien

  • Region mit der geringsten Komplexität von Lohnabrechnungen. Nur Russland ist unter den ersten 20.
  • Höchste Wertung für Sprachen und Anzahl von Menschen, die in Fremdwährung bezahlt werden.
  • Malaysia hat laut den Befragten die am wenigsten komplexe Lohnabrechnung.
  • Die Philippinen haben die am wenigsten komplexe Wertung bzgl. Personaldaten.
  • Geringste Anzahl von Lohnabrechnungsdurchläufen; Indien und Pakistan haben diese seit 2014 reduziert.

 

Südamerika

  • Überdurchschnittliche Komplexität - Brasilien gerade außerhalb der ersten 10.
  • Kein fester Kalender für Steueränderungen, wodurch es unmöglich ist, simultane Lohnabrechnungen zu standardisieren.
  • 37% geben behördliche Berichterstattung und Datenanalyse als Herausforderungen an.
  • 30% betonen die Herausforderung, technische Updates und Updates in HR zu managen.
  • Geringste Anzahl von benötigten Datenelementen, geringste Anzahl von Abrechnungsdurchläufen.
  • Rückwirkende Zahlungen sind jedoch besonders hoch.

 

Mary Holland vom Global Payroll Management Institute (GPMI) sagte dazu: „Die Resultate des Global Payroll Complexity Index bestätigen, dass multinationale Organisationen unzähligen Forderungen gegenüberstehen, wie zum Beispiel Personaldaten verwalten, Compliance bei Beschäftigung und Steuern, Datenaufbewahrung und Datenschutz, Gehälter und Zuwendungen berechnen sowie einer Fülle von arbeitsrechtlichen Vorschriften und Ansprüchen auf Auszeiten.

„Viele dieser Aspekte sind durch Gesetzgebungen, Betriebsräte und Tarifvereinbarungen geregelt. Während sie die Integrität ihrer Marken sichern müssen, stehen Organisationen Herausforderungen, wie Risikoexpositionen managen, zunehmenden staatlichen Überprüfungen standhalten, Prozesse standardisieren und staatliche Veränderungen lenken, gegenüber“, fuhr Mary Holland fort.

„Null Toleranz bei Verstößen gegen Compliance-Vorschriften in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Entstehung neuer, umkämpfter gewerblicher Märkte bedeutet ohne Zweifel, dass Unternehmen robuste Systeme und Prozesse in der Personalabrechnung vorweisen müssen“, erklärt Anne Clifford, Senior Director von Global Payroll Operations bei NGA Human Resources.

„In den Ländern, in denen der Global Payroll Complexity Index 2017 einen Rückgang der Komplexität festgestellt hat, insbesondere in den USA und in Kanada, liegt das nicht daran, dass die Herausforderungen geringer geworden sind. Vielmehr liegt es daran, dass hochriskante und verwaltungsintensive Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse ausgelagert oder automatisiert worden sind, um das Risiko von Bußgeldern und Reputationsschäden zu verringern“, schlussfolgert Anne Clifford.

 

Über die Recherche

NGA Human Resources hat die wichtigsten Trends des ersten Quartals 2017 untersucht und einen Bericht erstellt, der zeigt, wie die Komplexität von Lohn- und Gehaltsabrechnungen die Bezahlung von Angestellten durch Organisationen in einem oder mehreren Ländern beeinflusst. Die Ergebnisse sind sortiert nach Komplexität hinsichtlich der Kompensation einer lokalen und/oder internationalen Belegschaft und wie sich dies auf Unternehmensplanung und Entscheidungsfindung auswirkt.

NGA Human Resources hat den Global Payroll Complexity Index in Zusammenarbeit mit folgenden Organisationen erstellt:

  • Chartered Institute of Payroll Professionals
  • American Payroll Association
  • Global Payroll Management Institute
  • The Association for Payroll Specialists (Australien)
  • South African Payroll Association

Die Untersuchungen basieren auf den folgenden fünf Kategorien:

  • Lohnabrechnungsdaten – Management, Aufbewahrung und Sicherheit
  • Parameter der Lohnabrechnung – Bevölkerungsgruppen und -typen
  • Lohnabrechnung – Gehälter und Prämien
  • Berichterstattung an Behörden – Abzüge von Steuern und Sozialabgaben, Meldepflichten und Gesetzgebung
  • Geographie – Größe der Märkte sowie aufstrebende Märkte

 

Geographischer Umfang: 48 Länder

Profil der Befragten:

  • Fachexperten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Lokale, regionale und globale Berater für die Personalabrechnung sowie Outsourcing-Experten und für die Aktualisierung globaler Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme zuständige Systemingenieure 

Menge der Befragten: 2874 Einreichungen (734 vollständig ausgefüllt)
Befragungsmethode: Online Fragebogen sowie persönliche Befragung

Hier können Sie die Studie einsehen: http://my.ngahr.com/payrollcomplexity-2017/

 

Über NGA Human Resources

NGA Human Resources unterstützt Personalbereiche darin, ihre Arbeit zu optimieren und bessere Services bereitzustellen. Weltweit unterstützt NGA Unternehmen bei der Digitalisierung in HR, einer einwandfreien Personalabrechnung, lückenloser Compliance und bei der Bereitstellung optimaler HR-Prozesse. So können HR-Leiter ihren Kollegen und Mitarbeitern ein besseres Nutzererlebnis ermöglichen, Kosten sparen und Ihre Organisation erfolgreich umgestalten.

Was das Unternehmen auszeichnet, ist der NGA-Vorteil. Dies ist eine Kombination aus langjähriger Erfahrung und tiefgreifendem Verständnis im HR-Bereich, fortschrittlichen Technologie-Plattformen und Anwendungen und einem globalen Portfolio aus flexiblen HR-Dienstleistungen.

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